О компании
Институт нефтегазовой геологи и геофизики им.ак.Трофимука СО РАН (ИНГГ СО РАН) – общепризнанный лидер в определении приоритетных направлений развития нефтегазодобывающих и нефтегазоперерабатывающих комплексов России. Институт проводит фундаментальные и прикладные исследования в области геологии нефти и газа, стратиграфии, седиментологии, геофизики, геофизических исследований в нефтегазовых скважинах, геофизического и геохимического приборостроения. Структура Института включает 23 научно-исследовательские лаборатории и 3 филиала в городах Тюмень, Томск, Надым. В подразделениях Института работают 626 сотрудников, в том числе 266 научных сотрудников, из них 2 академика РАН, 7 членов-корреспондентов РАН, 58 докторов и 123 кандидата наук.
Ситуация
Основной продукцией Института являются отчеты о научно-исследовательских работах, представляющие из себя текстовые документы с рисунками, таблицами и графическими приложениями (картами, геологическими разрезами, сейсмическими профилями и т.д.). Один такой отчет с рабочими и промежуточными материалами может состоять из нескольких томов, общим объемом в десятки гигабайт.
До недавнего времени административная деятельность Института была организована весьма консервативно – документооборот поддерживался исключительно в бумажном виде, а аналитические, справочные и отчетные материалы были доступны, в лучшем случае, в виде отдельных файлов.
Над научно-исследовательскими проектами работают целые коллективы, и поэтому использование файловых серверов для совместной работы на этапах сборки и окончательного редактирования отчетов приводило к конфликтам версий документов и неконтролируемому возрастанию количества копий материалов. Отсутствие мета-описаний материалов затрудняло их поиск и каталогизацию.
Для упрощения совместной работы сотрудников в Институте используются различные коммуникационные решения от Microsoft: в 2001г. был внедрен Microsoft Exchange Server, с 2003г. используются технологии Microsoft Communications Server, на базе файловых серверов внедряются политики хранения данных, создано хранилище геолого-геофизической информации на платформе Microsoft SQL Server.
Общее усложнение документооборота и организации хозяйственной деятельности, увеличение числа различных надзорных органов и ужесточение режима закупок (Институт попадает под действие федерального закона № 94-ФЗ) привели к разрастанию административного аппарата, еще больше усложнили получение необходимой оперативной информации руководством любого уровня и значительно затруднили выполнение многих операций сотрудникам.
Для повышения эффективности административной и научной деятельности и сокращения издержек руководство Института взяло общий курс на информатизацию научных исследований и процессов управления и инициировало проект по автоматизации исследовательских и хозяйственных процессов.
Первым шагом по реализации проекта стало исследование доступных на рынке технологий электронного документооборота. В частности, системы DocsVision и Directum, которые предполагалось использовать для автоматизации работы канцелярии, размещения и сопровождения заказов на новые услуги, были оценены как излишне сложные для поставленных задач. Однако по итогам этих исследований удалось переформулировать требования к создаваемому решению – было решено начать проект с внедрения технологий для совместной работы с элементами автоматизации рабочих процессов.
Поскольку платформа Microsoft SharePoint уже частично использовалась в Институте, было принято решение о построении на базе Microsoft Office SharePoint Server 2010 системы внутренних порталов, предназначенных для взаимодействия определенных групп пользователей и автоматизации отдельных задач.
Решение
Первой задачей, реализованной на установленном SharePoint Server 2010 (на тот момент была доступна только бета-версия нового продукта), стал сайт канцелярии с настроенным входящим и исходящим документооборотом. Позже этот сайт был дополнен разработанным на Microsoft Office Access 2010 beta решением для заполнения и утверждения заявок в рамках централизованных закупок. Одновременно шло изучение возможностей SharePoint Server 2010 для совместной работы.
Затем был осуществлен переход на RTM-версию SharePoint Server 2010. Сайт канцелярии был перенесен с использованием Metalogix SharePoint Site Migration Manager 2010 (evaluation copy). После этого были созданы сайты для собраний (дирекции и Ученого Совета), для основных административных подразделений (бухгалтерии, планово-экономического отдела, отдела кадров), отдельный сайт для приема заявок на выполнение технических работ (единый call-центр), а также сайт для работы временного научно-исследовательского коллектива на базе Microsoft Office SharePoint Workspace 2010, который обеспечивал совместную работу сотрудников, в том числе в режиме оффлайн с последующей синхронизацией.
В настоящее время SharePoint Server 2010 Enterprise и необходимая для его работы СУБД SQL Server 2008 R2 функционируют на выделенных им виртуальных серверах. Возможностями информационных порталов активно пользуются все сотрудники Института (в зависимости от предоставленных им полномочий).
«Пожалуй, единственной проблемой, с которой мы столкнулись в ходе внедрения, было подключение Reporting Services на beta-версии SharePoint Server 2010 –видимо, нам просто не хватило опыта и практических знаний. С этой проблемой мы справились, перейдя на RTM-версию. Но это затруднение заставило нас задуматься о необходимости дополнительного обучения сотрудников, и мы уже запланировали внедрение решений e-learning.
Хотя отдельные компоненты решения функционируют в институте уже несколько месяцев, мы считаем, что все еще не завершили стадию опытной эксплуатации, ведь у нас еще запланировал достаточно большой объем работ по дальнейшему развитию решения. Для начала мы собираемся усовершенствовать инструменты для совместной работы и внедрить некоторые элементы BI. С учетом специфики НИИ, прежде всего это будут оперативные рейтинги научных сотрудников и коллективов. Кроме того, мы хотим организовать мониторинг и оценку эффективности работы различных служб».
Денис Викторович Косяков, заведующий отделом ИТ ИНГГ СО РАН
Преимущества
Внедрение Microsoft Office SharePoint Server 2010 обеспечило сотрудникам и руководству Института нефтегазовой геологи и геофизики новые возможности и преимущества. Важнейшим среди них, пожалуй, является повышение доступности информации, в том числе за счет мощных встроенных механизмов поиска и каталогизации с использованием тэгов и метаданных, а также благодаря организации единого хранилища документации.
«Исторически сложилось, что у нас в Институте нет жесткой схемы документооборота. Часто бывает, что документы поступают то в канцелярию, то напрямую в приемные директора или научного руководителя. Также важная почта приходит на общеинститутский e-mail. Уследить за всем потоком документов сложно, были даже случаи утери. В процессе внедрения SharePoint 2010 на портале Института был сделан сайт канцелярии с библиотеками входящих и исходящих документов. Регистрировать документы могут как сотрудники канцелярии, так и секретари в приемной. Также отпала необходимость копировать документы и разносить их по получателям или рассылать по электронной почте – все заинтересованные сотрудники получают уведомления автоматически».
Игорь Николаевич Ельцов, д.т.н., заместитель директора по научной работе ИНГГ СО РАН
SharePoint 2010 способствует большей социальной вовлеченности сотрудников в управление бизнес-процессами и предоставляет богатые возможности для коллективной работы, в том числе обеспечивает контроль версионности, упрощает просмотр внесенных изменений и при необходимости позволяет вернуться к предыдущим версиям документа.
«В процессе подготовки научных отчетов нам крайне нужен инструмент для совместной работы, так как над одним и тем же материалом работает большой коллектив сотрудников. Наши сотрудники часто выезжают в командировки и вынуждены брать с собой на мобильных носителях рабочие материалы. Отдел ИТ предложил нам решение на базе SharePoint 2010. Под новый проект мы создаем сайт со всей сопутствующей проекту информацией – списком участников, геологическим заданием, календарным планом работ, основными требованиями. На нем же размещаются основные рабочие и финальные материалы, ссылки на файловые ресурсы с исходными материалами большого объема. Пока что мы не освоились в полной мере с новыми технологиями, но видим, что многие проблемы, стоявшие перед нами ранее, при таком подходе просто не возникают».
В.А.Казаненков, к.г.-м.н., заведующий лабораторией ИНГГ СО РАН
Средствами SharePoint 2010 в Институте смогли оптимизировать бизнес-процессы и ускорить прохождение административных процедур.
«В мои обязанности входит организация закупок для института в соответствии с законом № 94-ФЗ. Уже четвертый год мы ежеквартально собираем заявки от сотрудников на приобретение товаров, работ и услуг. С самого начала мы пытались реализовать сбор заявок в электронной форме, но только с внедрением SharePoint 2010 отдел ИТ разработал систему, позволяющую не только вводить заявки, но и проводить полный процесс их согласования у руководителей структурных подразделений, экономистов и заместителей директора. Более того, вторая, переработанная версия системы позволяет всем заинтересованным лицам получать необходимую информацию в полном объеме, в том числе и за прошлые периоды».
Юлия Викторовна Бобрышева, ведущий юрисконсульт ИНГГ СО РАН
SharePoint 2010 тесно интегрирован с другими приложениями и серверами Microsoft, в том числе с приложениями Office. Легкость и удобство онлайн-редактирования контента в знакомом интерфейсе Office приводит к увеличению производительности работы пользователей.
ИТ-служба ИНГГ получила единую точку входа для всех пользователей, единообразие данных и процедур их обработки, легкость установки и настройки ПО. Использование Access и Excel services способствует ускорению процессов разработки и настройки решений. В конечном итоге, внедрение Microsoft Office SharePoint Server 2010 привело к снижению совокупных издержек за счет удобства эксплуатации и администрирования.