новости и события08.09.2010 9:00:00Microsoft Office Sharepoint Server 2010 помогает в организации научно-исследовательской и административной работы<p style="text-align:justify;"><strong>​​О компании</strong></p><p style="text-align:justify;">Институт нефтегазовой геологи и геофизики им.ак.Трофимука СО РАН (ИНГГ СО РАН) – общепризнанный лидер в определении приоритетных направлений развития нефтегазодобывающих и нефтегазоперерабатывающих комплексов России. Институт проводит фундаментальные и прикладные исследования в области геологии нефти и газа, стратиграфии, седиментологии, геофизики, геофизических исследований в нефтегазовых скважинах, геофизического и геохимического приборостроения. Структура Института включает 23 научно-исследовательские лаборатории и 3 филиала в городах Тюмень, Томск, Надым. В подразделениях Института работают 626 сотрудников, в том числе 266 научных сотрудников, из них 2 академика РАН, 7 членов-корреспондентов РАН, 58 докторов и 123 кандидата наук. </p><p style="text-align:justify;"><strong>Ситуация</strong></p><p style="text-align:justify;">Основной продукцией Института являются отчеты о научно-исследовательских работах, представляющие из себя текстовые документы с рисунками, таблицами и графическими приложениями (картами, геологическими разрезами, сейсмическими профилями и т.д.). Один такой отчет с рабочими и промежуточными материалами может состоять из нескольких томов, общим объемом в десятки гигабайт.</p><p style="text-align:justify;">До недавнего времени административная деятельность Института была организована весьма консервативно – документооборот поддерживался исключительно в бумажном виде, а аналитические, справочные и отчетные материалы были доступны, в лучшем случае, в виде отдельных файлов. </p><p style="text-align:justify;">Над научно-исследовательскими проектами работают целые коллективы, и поэтому использование файловых серверов для совместной работы на этапах сборки и окончательного редактирования отчетов приводило к конфликтам версий документов и неконтролируемому возрастанию количества копий материалов. Отсутствие мета-описаний материалов затрудняло их поиск и каталогизацию.</p><p style="text-align:justify;">Для упрощения совместной работы сотрудников в Институте используются различные коммуникационные решения от Microsoft: в 2001г. был внедрен Microsoft Exchange Server, с 2003г. используются технологии Microsoft Communications Server, на базе файловых серверов внедряются политики хранения данных, создано хранилище геолого-геофизической информации на платформе Microsoft SQL Server. </p><p style="text-align:justify;">Общее усложнение документооборота и организации хозяйственной деятельности, увеличение числа различных надзорных органов и ужесточение режима закупок (Институт попадает под действие федерального закона № 94-ФЗ) привели к разрастанию административного аппарата, еще больше усложнили получение необходимой оперативной информации руководством любого уровня и значительно затруднили выполнение многих операций сотрудникам. </p><p style="text-align:justify;">Для повышения эффективности административной и научной деятельности и сокращения издержек руководство Института взяло общий курс на информатизацию научных исследований и процессов управления и инициировало проект по автоматизации исследовательских и хозяйственных процессов. </p><p style="text-align:justify;">Первым шагом по реализации проекта стало исследование доступных на рынке технологий электронного документооборота. В частности, системы DocsVision и Directum, которые предполагалось использовать для автоматизации работы канцелярии, размещения и сопровождения заказов на новые услуги, были оценены как излишне сложные для поставленных задач. Однако по итогам этих исследований удалось переформулировать требования к создаваемому решению – было решено начать проект с внедрения технологий для совместной работы с элементами автоматизации рабочих процессов. </p><p style="text-align:justify;">Поскольку платформа Microsoft SharePoint уже частично использовалась в Институте, было принято решение о построении на базе Microsoft Office SharePoint Server 2010 системы внутренних порталов, предназначенных для взаимодействия определенных групп пользователей и автоматизации отдельных задач. </p><p style="text-align:justify;"><strong>Решение</strong></p><p style="text-align:justify;">Первой задачей, реализованной на установленном SharePoint Server 2010 (на тот момент была доступна только бета-версия нового продукта), стал сайт канцелярии с настроенным входящим и исходящим документооборотом. Позже этот сайт был дополнен разработанным на Microsoft Office Access 2010 beta решением для заполнения и утверждения заявок в рамках централизованных закупок. Одновременно шло изучение возможностей SharePoint Server 2010 для совместной работы. </p><p style="text-align:justify;">Затем был осуществлен переход на RTM-версию SharePoint Server 2010. Сайт канцелярии был перенесен с использованием Metalogix SharePoint Site Migration Manager 2010 (evaluation copy). После этого были созданы сайты для собраний (дирекции и Ученого Совета), для основных административных подразделений (бухгалтерии, планово-экономического отдела, отдела кадров), отдельный сайт для приема заявок на выполнение технических работ (единый call-центр), а также сайт для работы временного научно-исследовательского коллектива на базе Microsoft Office SharePoint Workspace 2010, который обеспечивал совместную работу сотрудников, в том числе в режиме оффлайн с последующей синхронизацией. </p><p style="text-align:justify;">В настоящее время SharePoint Server 2010 Enterprise и необходимая для его работы СУБД SQL Server 2008 R2 функционируют на выделенных им виртуальных серверах. Возможностями информационных порталов активно пользуются все сотрудники Института (в зависимости от предоставленных им полномочий). </p><p style="text-align:justify;"><strong><em>«Пожалуй, единственной проблемой, с которой мы столкнулись в ходе внедрения, было подключение Reporting Services на beta-версии SharePoint Server 2010 –видимо, нам просто не хватило опыта и практических знаний. С этой проблемой мы справились, перейдя на RTM-версию. Но это затруднение заставило нас задуматься о необходимости дополнительного обучения сотрудников, и мы уже запланировали внедрение решений e-learning. </em></strong></p><p style="text-align:justify;"><strong><em>Хотя отдельные компоненты решения функционируют в институте уже несколько месяцев, мы считаем, что все еще не завершили стадию опытной эксплуатации, ведь у нас еще запланировал достаточно большой объем работ по дальнейшему развитию решения. Для начала мы собираемся усовершенствовать инструменты для совместной работы и внедрить некоторые элементы BI. С учетом специфики НИИ, прежде всего это будут оперативные рейтинги научных сотрудников и коллективов. Кроме того, мы хотим организовать мониторинг и оценку эффективности работы различных служб».</em></strong></p><p style="text-align:justify;"><strong><a href="http://www.ipgg.sbras.ru/ru/person/ipgg-KosyakovDV">Денис Викторович Косяков</a>, заведующий отделом ИТ ИНГГ СО РАН</strong></p><p style="text-align:justify;"><strong>Преимущества</strong></p><p style="text-align:justify;">Внедрение Microsoft Office SharePoint Server 2010 обеспечило сотрудникам и руководству Института нефтегазовой геологи и геофизики новые возможности и преимущества. Важнейшим среди них, пожалуй, является повышение доступности информации, в том числе за счет мощных встроенных механизмов поиска и каталогизации с использованием тэгов и метаданных, а также благодаря организации единого хранилища документации.</p><p style="text-align:justify;"><em><strong>«Исторически сложилось, что у нас в Институте нет жесткой схемы документооборота. Часто бывает, что документы поступают то в канцелярию, то напрямую в приемные директора или научного руководителя. Также важная почта приходит на общеинститутский e-mail. Уследить за всем потоком документов сложно, были даже случаи утери. В процессе внедрения SharePoint 2010 на портале Института был сделан сайт канцелярии с библиотеками входящих и исходящих документов. Регистрировать документы могут как сотрудники канцелярии, так и секретари в приемной. Также отпала необходимость копировать документы и разносить их по получателям или рассылать по электронной почте – все заинтересованные сотрудники получают уведомления автоматически».</strong></em></p><p style="text-align:justify;"><strong><a href="http://www.ipgg.sbras.ru/ru/person/ipgg-YeltsovIN">Игорь Николаевич Ельцов</a>, д.т.н., заместитель директора по научной работе ИНГГ СО РАН</strong></p><p style="text-align:justify;">SharePoint 2010 способствует большей социальной вовлеченности сотрудников в управление бизнес-процессами и предоставляет богатые возможности для коллективной работы, в том числе обеспечивает контроль версионности, упрощает просмотр внесенных изменений и при необходимости позволяет вернуться к предыдущим версиям документа.</p><p style="text-align:justify;"><strong><em>«В процессе подготовки научных отчетов нам крайне нужен инструмент для совместной работы, так как над одним и тем же материалом работает большой коллектив сотрудников. Наши сотрудники часто выезжают в командировки и вынуждены брать с собой на мобильных носителях рабочие материалы. Отдел ИТ предложил нам решение на базе SharePoint 2010. Под новый проект мы создаем сайт со всей сопутствующей проекту информацией – списком участников, геологическим заданием, календарным планом работ, основными требованиями. На нем же размещаются основные рабочие и финальные материалы, ссылки на файловые ресурсы с исходными материалами большого объема. Пока что мы не освоились в полной мере с новыми технологиями, но видим, что многие проблемы, стоявшие перед нами ранее, при таком подходе просто не возникают».</em></strong></p><p style="text-align:justify;"><strong><a href="http://www.ipgg.sbras.ru/ru/person/ipgg-KazanenkovVA">В.А.Казаненков</a>, к.г.-м.н., заведующий лабораторией ИНГГ СО РАН</strong></p><p style="text-align:justify;">Средствами SharePoint 2010 в Институте смогли оптимизировать бизнес-процессы и ускорить прохождение административных процедур.</p><p style="text-align:justify;"><strong><em>«В мои обязанности входит организация закупок для института в соответствии с законом № 94-ФЗ. Уже четвертый год мы ежеквартально собираем заявки от сотрудников на приобретение товаров, работ и услуг. С самого начала мы пытались реализовать сбор заявок в электронной форме, но только с внедрением SharePoint 2010 отдел ИТ разработал систему, позволяющую не только вводить заявки, но и проводить полный процесс их согласования у руководителей структурных подразделений, экономистов и заместителей директора. Более того, вторая, переработанная версия системы позволяет всем заинтересованным лицам получать необходимую информацию в полном объеме, в том числе и за прошлые периоды».</em></strong></p><p style="text-align:justify;"><strong><a href="http://www.ipgg.sbras.ru/ru/person/ipgg-BobryshevaYV">Юлия Викторовна Бобрышева</a>, ведущий юрисконсульт ИНГГ СО РАН</strong></p><p style="text-align:justify;">SharePoint 2010 тесно интегрирован с другими приложениями и серверами Microsoft, в том числе с приложениями Office. Легкость и удобство онлайн-редактирования контента в знакомом интерфейсе Office приводит к увеличению производительности работы пользователей.</p><p style="text-align:justify;">ИТ-служба ИНГГ получила единую точку входа для всех пользователей, единообразие данных и процедур их обработки, легкость установки и настройки ПО. Использование Access и Excel services способствует ускорению процессов разработки и настройки решений. В конечном итоге, внедрение Microsoft Office SharePoint Server 2010 привело к снижению совокупных издержек за счет удобства эксплуатации и администрирования. </p><p>​<a href="http://www.microsoft.com/casestudies/Case_Study_Detail.aspx?casestudyid=4000008201">Microsoft Case Studies</a></p>новости и событияMicrosoft Office Sharepoint Server 2010 помогает в организации научно-исследовательской и административной работы<tags><tag>og:description</tag><value>​​О компанииИнститут нефтегазовой геологи и геофизики им.ак.Трофимука СО РАН (ИНГГ СО РАН) – общепризнанный лидер в определении приоритетных направлений развития нефтегазодобывающих и нефтегазоперераб</value><tag>og:image</tag><value>http://news.sbras.ru/ru/NewsPictures/Microsoft_1.jpg</value></tags>

 Источники

 

 

 Видео

 

 

 

 

 Файлы

 

 

 Новости